Hệ thống cơ sở dữ liệu chưa hoàn thiện: rào cản cho tự động hóa công tác lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng ở Việt Nam

Công nghệ thông tin (CNTT) đã tạo nên bước ngoặt trong quá trình phát triển công nghệ của xã hội loài người, tạo điều kiện cho tự động hóa sản xuất, điều khiển, quản lý… từng bước thay thế lao động trí óc và cả lao động chân tay của con người. Tự động hóa công tác quản lý dự án và quản lý đầu tư xây dựng cũng là xu hướng chung của ngành xây dựng trên thế giới, cũng như ở Việt Nam. Việc tự động hóa quản lý chi phí đầu tư xây dựng, một nội dung quan trọng của quản lý đầu tư xây dựng ở Việt Nam, đã được bắt đầu từ khá lâu, với sự phát triển của các phần mềm lập và quản lý chi phí xây dựng trên thị trường. Tuy nhiên, công tác tự động hóa trong quản lý chi phí ở Việt Nam được đánh giá chỉ đang ở mức độ sơ khai [4], gặp nhiều khó khăn để phát triển lên một trình độ cao hơn. Một trong những khó khăn trở thành rào cản cho tự động hóa là hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) phục vụ lập và quản lý chi phí còn chưa hoàn thiện. Bài viết này sử dụng kết quả khảo sát được tiến hành với một số chuyên gia làm việc trong ngành xây dựng, thực hiện dưới góc độ Chủ đầu tư các dự án sử dụng vốn nhà nước, tiến hành phân tích chi tiết thực trạng nói trên, từ đó đề xuất các định hướng giải quyết nhằm mục đích nâng cao khả năng tự động hóa quản lý chi phí đầu tư xây dựng ở Việt Nam.

CSDL lập và quản lý chi phí, là một kho chứa dữ liệu, thông tin phục vụ công tác lập và quản lý chi phí, được lưu trữ trong bộ nhớ của các phương tiện lưu trữ như máy tính, đĩa từ… CSDL là tập hợp các số liệu, thông tin được lưu trữ có cấu trúc và mối quan hệ liên kết với nhau.
Trong bài báo này thuật ngữ CSDL được sử dụng để chỉ tập hợp dữ liệu phục vụ mục đích lập và quản lý chi phí  được lưu trữ dưới dạng số và có các đặc điểm sau:
–     Có một tập các phần mềm ứng dụng phục vụ công tác lập và quản lý chi phí được chạy với các dữ liệu này, để xử lý tự động việc: đọc, ghi, lưu trữ, xử lý và truyền đi xa. Ví dụ: Đọc dữ liệu ra để thực hiện tính toán Tổng mức đầu tư, dự toán… và lưu các dữ liệu cần thiết của dự án, công trình vào để có thể tham khảo cho các công trình sau. Dữ liệu cũng có thể được lưu trữ trên các máy chủ để có thể chia sẻ, truy cập từ xa…;
–     Được lưu trữ để phục vụ các hệ thống ứng dụng: Để đáp ứng tự động hóa công tác lập và quản lý chi phí, cơ sở dữ liệu phải được thiết kế có cấu trúc chặt chẽ, có quan hệ với nhau để có thể khai thác, xử lý và tính toán tự động. Ví dụ: Cơ sở dữ liệu phục vụ lập và thẩm tra Tổng mức đầu tư sẽ cần các số liệu khác, cơ sở dữ liệu phục vụ lập và thẩm tra dự toán sẽ cần cấu trúc các cột lưu trữ số liệu khác…;
–     CSDL lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng là một tập hợp các dữ liệu có các đặc điểm nêu trên, được hệ thống lại nhằm phục vụ việc lập và quản lý chi phí của các chủ đầu tư và các bên có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện dự án đầu tư xây dựng.
Ngoài ra, CSDL lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng còn có các đặc điểm sau:
–     Có tính nhất quán, toàn vẹn và không trùng lặp dữ liệu;
–     Có tính tương tác, có thể chia sẻ, truy xuất theo nhiều cách khác nhau;
–     Có thể thoả mãn yêu cầu khai thác đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều phần mềm ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau;
–     Là một tập hợp các thông tin mang tính hệ thống chứ không phải là các thông tin rời rạc;
CSDL tốt sẽ giúp tạo ra được các thông tin tốt. Thông tin là sản phẩm đầu ra của quá trình xử lý dữ liệu. Cũng có những dữ liệu không cần xử lý, mà tự nó là thông tin. Thông tin là một trong những nguồn lực quan trọng giúp các tổ chức thực hiện các hoạt động của họ, trong đó có cả việc quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng.

Dữ liệu làm cơ sở lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng bao gồm các định mức cơ sở, định mức dự toán, chỉ tiêu giá xây dựng công trình, định mức các chi phí tính theo tỷ lệ (%), đơn giá xây dựng, quy tắc tính khối lượng công trình, định mức thời hạn xây dựng công trình và các chế độ, chính sách quy định mang tính pháp chế liên quan đến chi phí đầu tư xây dựng do các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước ban hành, những dữ liệu của các công trình đã thực hiện có thể vận dụng nếu tương đương và thông tin về giá cả thị trường… [4]. Các dữ liệu này, là thành phần cấu thành CSDL lập chi phí đầu tư xây dựng công trình, có các vai trò sau [3]:
–     Là căn cứ quan trọng để phân tích, tính toán xác định chi phí đầu tư xây dựng công trình;
–     Là căn cứ quan trọng trong việc quyết định đầu tư và quyết định thực hiện xây dựng;
–     Là căn cứ quan trọng để Chính phủ tiến hành điều tiết, quản lý ở tầm vĩ mô đối với hoạt động đầu tư xây dựng; thực hiện công tác dự báo và kế hoạch hoá vốn đầu tư;
–     Các loại thông tin về giá xây dựng công trình là thước đo hết sức nhạy cảm phản ánh hoạt động kinh tế xây dựng;
–     Là thước đo phản ánh rõ nhất mối quan hệ giữa thời gian tính và độ chính xác của giá xây dựng.

Để tự động hóa lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng, ngoài con người, cần có các công cụ tự động hóa (bao gồm cả các phần mềm tính toán) và hệ thống CSDL. Có thể nói, hệ thống CSDL đóng vai trò quyết định trong công tác lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình. Để có thể tự động hóa công tác tự lập và quản lý chi phí, cần có một hệ thống CSDL phù hợp. Hệ thống CSDL này cần thỏa mãn hai nhóm yêu cầu: các yêu cầu đối với dữ liệu đưa vào hệ thống và các yêu cầu về cấu trúc và hoạt động của hệ thống dữ liệu.
Dựa trên kết quả khảo sát một số chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng được thực hiện thông qua diễn đàn Dự thầu GXD, diễn đàn Giá Xây dựng và kinh nghiệm của các tác giả, trên cơ sở xem xét một số CSDL về chi phí xây dựng ở nước ngoài như hệ thống CSDL phục vụ phần mềm D4COST [7], hệ thống CSDL trực tuyến RSMeans [8], có thể thấy các yêu cầu chính đặt ra cho dữ liệu đưa vào hệ thống như sau:
–     Dữ liệu phải sạch: Chất lượng của thông tin có được từ việc xử lý phụ thuộc dữ liệu đầu vào. Nếu dữ liệu nhiễu, rối thì chất lượng thông tin đầu ra không cao, làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác lập và quản lý chi phí cũng như của các dự án;
–     Dữ liệu phải cập nhật: Giá cả thay đổi theo thời gian và không gian, vì thế, các dữ liệu về giá phải được cập nhật một cách liên tục, mới đảm bảo được tính chính xác và chất lượng của công tác lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng;
–     Dữ liệu phải có độ chính xác nhất định: Kết quả khảo sát thực tế cho thấy có những trường hợp lập sai giá trị chi phí, không hẳn do lỗi chủ quan mà do dữ liệu lưu trữ, mô tả không cụ thể, rõ ràng. Việc thiếu tài liệu, sai sót, không rõ ràng hoặc hiểu nhầm thông tin trong văn bản nhiều khi gây ra những hậu quả nghiêm trọng hơn cả những sai sót trong tính toán số liệu [3].
–     Dữ liệu phải đầy đủ: Kết quả khảo sát cho thấy một trong những nguyên nhân chính khiến việc lập và thẩm định, thẩm tra chi phí đầu tư xây dựng bị chậm là do thiếu dữ liệu và những thông tin cần thiết, hoặc có nhưng không chính xác. Dù hầu hết các công việc tính toán đã được thực hiện, nhưng chỉ một số mục không đủ dữ liệu đã dẫn đến ách tắc, ngừng trệ hoạt động lập và quản lý chi phí;
–     Dữ liệu phải có hệ thống: Việc lập và quản lý chi phí cần dữ liệu thuộc rất nhiều loại khác nhau về tính chất, về thời gian, cả dữ liệu cũ và mới, cần được thu thập và cấu trúc một cách có hệ thống để tiện lợi cho vấn đề truy xuất, tính toán, chia sẻ, nhân bản, nâng cao độ tin cậy, từ đó rút ngắn thời gian lập và quản lý chi phí, nâng cao hiệu quả kinh tế của dự án đầu tư xây dựng…
–     Dữ liệu phải có độ linh hoạt: Dữ liệu thu thập được phải phục vụ được nhiều mục đích khác nhau trong việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng để có thể sử dụng thay thế lẫn nhau khi cần và có điều kiện phù hợp, ví dụ, mặc dù mỗi công trình có một đặc thù riêng, nhưng nhiều loại dữ liệu có thể sử dụng chung cho nhiều dự án, công trình (định mức, giá vật liệu, nhân công, ca máy…).
–     Cấu trúc và hoạt động của hệ thống dữ liệu về quản lý chi phí cũng cần tuân thủ một số yêu cầu nhất định như đảm bảo tính tiêu chuẩn hóa để tăng tính hệ thống của CSDL, giúp tăng khả năng tích hợp được vào các công cụ tự động hóa khác nhau trên thị trường, đảm bảo khả năng truy cập, đóng góp, chia sẻ của những người làm công tác lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng mà vẫn khống chế được việc phân cấp truy cập để đảm bảo tính bảo mật của thông tin khi cần và cả tính kinh tế trong việc thiết lập và sử dụng hệ thống CSDL.
Việc tạo ra CSDL đáp ứng những yêu cầu nói trên phải do những người có hiểu biết đồng thời về CNTT, CSDL và nghiệp vụ định giá, lập và quản lý chi phí đảm nhiệm.

Bảng 1 thống kê một số dữ liệu cơ bản là đầu vào cần thiết cho công tác lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình theo các giai đoạn của dự án (tác giả tổng hợp trên cơ sở kinh nghiệm thực tế và từ các hướng dẫn hiện hành về lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng trong các dự án sử dụng vốn nhà nước dưới góc độ chủ đầu tư). Ngoài các thông số của dự án xây dựng, đầu vào cần thiết cho việc lập và quản lý chi phí bao gồm cả những thông số về các loại định mức, giá xây dựng được các cơ quan có thẩm quyền ban hành, dữ liệu thống kê từ các dự án đã thực hiện, thông tin giá cả thị trường và cả các quy định, hướng dẫn tính toán…
Bảng 1. Dữ liệu phục vụ lập và quản lý chi phí theo giai đoạn của dự án đầu tư xây dựng
 

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ kinh nghiệm thực tế và tham khảo [1] [2]
 
Trong các loại dữ liệu đề cập trong bảng trên, các dữ liệu phục vụ lập dự toán công trình được các đơn vị sản xuất phần mềm lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng quan tâm thu thập và xây dựng thành CSDL nhiều nhất. Kết quả khảo sát các phần mềm lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng trên thị trường cho thấy, các CSDL được tích hợp vào các phần mềm này vẫn còn nhiều hạn chế: thiếu, chưa hoàn chỉnh, chưa chuẩn cả về cấu trúc và độ chính xác hoặc mối quan hệ với nhau chưa chặt chẽ hoặc tính cập nhật, tương tác còn chưa tốt, khó mở rộng, mức độ tự động hóa chưa cao. CSDL phục vụ lập và quản lý chi phí các công đoạn còn lại hầu như chưa được số hóa và lưu trữ một cách có hệ thống để các phần mềm có thể sử dụng truy xuất tính toán tự động. Ví dụ: Chưa có CSDL suất vốn đầu tư, chỉ số giá để truy xuất, tính toán xác định Tổng mức đầu tư bằng phần mềm tự động hay là tính tự động chi phí dự phòng do trượt giá sử dụng chỉ số giá…
Thực tế cho thấy, việc xác định chi phí của dự án xây dựng công trình từ dữ liệu chi phí dự án trong quá khứ nhanh và có độ chính xác cao. Khi lưu trữ dữ liệu dự án quá khứ theo một định dạng dễ sử dụng, người sử dụng có thể làm tăng độ chính xác các bản dự toán được lập (dự đoán tương lai) bằng cách tham khảo từ các công việc trước đây đã hoàn thành. Tuy nhiên, các dữ liệu quá khứ từ các dự án đã thực hiện cũng không được lưu trữ có hệ thống, mà mang tính cục bộ theo từng đơn vị. Nhiều đơn vị chưa có cơ sở dữ liệu chung, nhiều đơn vị có cơ sở dữ liệu chung nhưng chất lượng chưa cao, chưa đạt chuẩn, chưa được cập nhật thường xuyên. Đó cũng là một bất cập trong thực trạng CSDL phục vụ công tác quản lý chi phí đầu tư xây dựng ở Việt Nam.
Do thiếu dữ liệu, nên mặc dù hiện nay việc lập trình các phần mềm xử lý, tính toán tự động hoàn toàn trong khả năng các nhà phát triển phần mềm trong nước, nhưng chúng ta vẫn không tự động hóa được việc lập và quản lý chi phí. Chỉ xét riêng lập dự toán là một công việc trong chuỗi các tác nghiệp của quá trình lập và quản lý chi phí cũng cho thấy còn đòi hỏi thao tác, chỉnh sửa thủ công rất nhiều, tốn nhiều thời gian, công sức. Bảng 2 trình bày kết quả khảo sát và đánh giá 3 phần mềm được sử dụng phổ biến hiện nay ở Việt Nam về CSDL và tính đáp ứng về dữ liệu đối với công việc lập và quản lý chi phí. Rõ ràng là có khá nhiều phần mềm dự toán được đưa ra thị trường, nhưng các phần mềm đều đòi hỏi thao tác và thời gian chỉnh sửa, thêm vào, bớt đi bằng yếu tố con người còn rất nhiều, vì dữ liệu làm cơ sở cho tự động hóa chưa thực sự đầy đủ và có hệ thống.

Bảng 2. Tính đáp ứng về dữ liệu của một số phần mềm được dùng phổ biến ở Việt Nam

Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kinh nghiệm và tham khảo ý kiến người sử dụng

Khi xem xét các yêu cầu đối với thông tin dữ liệu và hệ thống thông tin dữ liệu và thực trạng CSDL đã đề cập ở trên thì tại Việt Nam chưa có một hệ thống nào hoàn thiện đáp ứng được các yêu cầu như vậy. Rõ ràng là chưa có một mô hình lưu trữ CSDL chuẩn được thiết kế, chưa có quy trình để lưu trữ số liệu một cách chuyên nghiệp, bài bản. Mức độ chưa hoàn thiện trong hệ thống CSDL phục vụ quản lý chi phí đầu tư xây dựng ở Việt Nam là rào cản lớn nhất đối với việc tự động hóa lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

Để tự động hóa công tác lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng, ngoài con người, cần có các công cụ tự động hóa (bao gồm cả các phần mềm tính toán) và hệ thống CSDL. Việc lập trình tạo ra các phần mềm tính toán và quản lý hiện nay không còn là vấn đề lớn với trình độ phát triển về công nghệ thông tin ở Việt Nam hiện nay, vì thế, cần tập trung nhiều hơn vào hệ thống CSDL. Tuy nhiên, như bài báo đã chỉ ra, hệ thống CSDL lập và quản lý chi phí ở Việt Nam hiện nay còn chưa hoàn thiện, chưa hoàn toàn phù hợp và hỗ trợ được tốt cho các phần mềm tính toán, trở thành rào cản cho việc tự động hóa công tác này trong đầu tư xây dựng.
Để có được hệ thống CSDL hoàn thiện, tiền đề cho việc tự động hóa lập và quản lý chi phí, đòi hỏi sự tham gia của rất nhiều bên trong ngành xây dựng. Do đó, Nhà nước thông qua chính sách của mình cần có một cơ chế để thúc đẩy nhiều đối tượng, thành phần tham gia vào xây dựng hệ CSDL, cung cấp, chia sẻ; coi dữ liệu, thông tin như là hàng hóa đặc biệt có các cơ chế, chế tài phù hợp trong công tác cung cấp, lưu trữ, xử lý và khai thác dữ liệu. Nhà nước cũng cần có các hướng dẫn quy định, tiêu chuẩn về CSDL lập và quản lý chi phí, quy định quy chế cung cấp, cập nhật và khai thác dữ liệu, thông tin.
Công việc nghiên cứu thiết kế, xây dựng hệ thống CSDL phục vụ tự động hóa công tác lập và quản lý đầu tư xây dựng phức tạp, tốn nhiều thời gian, công sức và trí tuệ nhưng đem lại tiềm năng hiệu quả kinh tế cao và góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện các dự án, thúc đẩy phát triển kinh tế đất nước. Vì đây là một vấn đề phức tạp, nên các tác giả hi vọng trong các bài viết tiếp theo sẽ trình bày về mô hình và đưa ra được các giải pháp cụ thể đề xuất xây dựng hệ thống CSDL.

Tác giả : ThS. NGUYỄN THẾ ANH
GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM THÔNG TIN, VIỆN KINH TẾ XÂY DỰNG
PGS. TS. NGUYỄN THẾ QUÂN
PHÓ TRƯỞNG KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ XÂY DỰNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG