Từ nhu cầu thực tế quản lý đầu tư xây dựng cho thấy việc xây dựng cơ sở dữ liệu và thông tin quản lý chi phí đầu tư xây dựng để có thể khai thác sử dụng phục vụ công tác quản lý và các công việc có liên quan sẽ đem lại hiệu quả kinh tế, xã hội to lớn. Tuy nhiên, việc thiết lập cơ sở dữ liệu, thu thập, cập nhật và lưu giữ thông tin một cách có hệ thống để phục vụ công tác quản lý đầu tư xây dựng chưa được chú trọng hoặc thực hiện chưa đầy đủ [1]. Bài viết này trình bày sơ lược về mục đích, phạm vi, nội dung dữ liệu giá xây dựng cần lưu trữ, góp phần vào nghiên cứu xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu và thông tin quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình.
Dữ liệu giá xây dựng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống các thông tin quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình. Khi được lưu trữ có hệ thống, các cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, cơ quan chuyên môn về xây dựng, các chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, nhà thầu thi công và các tổ chức, cá nhân có liên quan đều có thể khai thác, vận dụng hệ thống thông tin, dữ liệu này để công tác của mình đạt hiệu quả và ở trình độ cao hơn.
Dữ liệu giá xây dựng lưu trữ vào cơ sở dữ liệu phải theo mô hình được thiết kế bài bản và có tầm nhìn. Hệ lưu trữ cơ sở dữ liệu phải đáp ứng yêu cầu: việc nhập liệu lưu trữ đơn giản, nhanh chóng; việc khai thác, truy xuất sử dụng cũng dễ dàng; việc tính toán chỉnh lý thuận lợi; khi cần có thể xuất các thông tin báo cáo nhanh chóng, đầy đủ, chi tiết; đáp ứng việc mở rộng trong tương lai và các yêu cầu khác. Để đáp ứng các yêu cầu đó, cần thiết phải nghiên cứu xây dựng mô hình hệ thống, trong đó cần hiểu rõ về mục đích, phạm vi đặc biệt là nội dung cần lưu trữ.
– Mục đích của việc tích luỹ dữ liệu giá xây dựng công trình là nhằm cung cấp cho người sử dụng những tư liệu đáng tin cậy để hoàn thành các nhiệm vụ có liên quan đến việc xác định, quản lý và kiểm soát chi phí xây dựng.
– Phạm vi tích luỹ dữ liệu giá xây dựng công trình phải bao gồm các tư liệu về giá xây dựng được xác định ở cả 3 giai đoạn đầu tư xây dựng công trình. Phạm vi tích lũy dữ liệu thể hiện ở các bước hình thành chi phí và giá cả, bao gồm:
1) Các dữ liệu giá xây dựng được lập ở các giai đoạn nghiên cứu khả thi, sơ bộ tổng mức đầu tư, tổng mức đầu tư, dự toán bản vẽ thi công, giá hợp đồng, giá trị quyết toán hợp đồng và quyết toán vốn đầu tư của dự án đầu tư xây dựng.
2) Đặc điểm về cơ cấu hình thành chi phí dự án xây dựng, như: các tư liệu của toàn bộ dự án, của bộ phận dự án và của hạng mục công trình.
3) Các tư liệu về giá xây dựng hạng mục công trình, bộ phận công trình có liên quan đến vật liệu mới, công nghệ mới, thiết bị mới và kỹ thuật mới.
4) Các thông tin, dữ liệu như: quy mô xây dựng, địa điểm xây dựng, đặc trưng kết cấu… để thuận tiện trong việc điều chỉnh và vận dụng hợp lý giá xây dựng.
– Nội dung lưu trữ được phác họa sơ lược như trình bày dưới đây:
Ø Dữ liệu cơ bản của công trình
Dữ liệu cơ bản của công trình có thể chia làm hai phần như sau:
1) Phần các dữ liệu về: tên gọi, địa điểm xây dựng, loại hình, chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, các nhà thầu thi công chính, thời gian khởi công, diện tích chiếm đất, diện tích xây dựng, nguồn vốn đầu tư… Những dữ liệu này ở mọi công trình đều sẵn có, cần thống kê đầy đủ cho tất cả các công trình, hạng mục và cả các gói thầu thuộc dự án.
2) Phần nội dung được tiến hành lưu trữ dưới hình thức các tham số của công trình theo từng loại khác nhau. Ví dụ: Các tham số của loại công trình công nghiệp dệt may cần thu thập là: Sản phẩm chủ yếu, năng lực sản xuất, loại hình và trọng lượng thiết bị, công suất lắp máy (dung lượng), tổng lượng điện – nước cần dùng, đường giao thông nội bộ khu vực nhà máy, hệ thống cấp thải nước…
Ø Dữ liệu về kết cấu tổ hợp các loại công trình
Đối với các loại công trình khác nhau (như: nhà xưởng, hầm mỏ, bến cảng, đường sắt, công trình công cộng đô thị…), đều phải phân biệt thống kê riêng hạng mục công trình, hạng mục công tác xây dựng bao gồm trong từng loại.
Mỗi một dự án xây dựng có thể chia thành một số hạng mục công trình, mỗi hạng mục công trình lại có thể chia thành một số hạng mục công tác xây dựng. Có phân chia như vậy, dữ liệu về giá xây dựng mới có khả năng tổ chức, quản lý, thiết kế cơ sở dữ liệu lưu trữ và tự động hóa công tác tra cứu phục vụ sử dụng thuận tiện. Đây là một trong những nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ dữ liệu giá xây dựng công trình, cần đầu tư thích đáng công sức vào việc thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu lưu trữ và xây dựng các phần mềm tính toán, xử lý, chỉnh lý số liệu. Đồng thời, cũng cần tiếp tục bổ sung, hoàn thiện dần trong quá trình thu thập và sử dụng tư liệu.
Ø Dữ liệu về giá xây dựng công trình
Giá xây dựng công trình ở đây bao gồm: giá xây dựng của toàn bộ công trình, của bộ phận công trình, của nhóm, loại công tác xây dựng, đơn vị kết cấu.
Thông tin, dữ liệu về giá xây dựng toàn bộ công trình bao gồm: dự toán xây dựng, chi phí phần xây, chi phí phần lắp, chi phí mua sắm thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn, chi phí khác, chi phí dự phòng và cơ cấu hình thành thể hiện cụ thể cho từng loại giá và chi phí đó. Các thông tin: sơ bộ tổng mức đầu tư (nếu có), tổng mức đầu tư xây dựng của dự án cũng cần lưu trữ tương ứng. Ngoài ra, nếu phân thành hạng mục thì giá xây dựng hạng mục công trình hoặc 1 nhóm hạng mục công trình bao gồm: dự toán bản vẽ thi công, quyết toán hoàn thành và cơ cấu cụ thể của chúng.
Riêng nội dung dữ liệu về chi phí phát sinh vượt số dự tính cần được chú thích rõ nguyên nhân để có thể tham khảo khi ước tính chi phí cho các công trình tương tự khác.
Ø Dữ liệu về khối lượng và giá cả thiết bị, vật liệu xây dựng
Trong toàn bộ chi phí xây dựng, phần chiếm tỷ trọng lớn thường là phần chi phí thiết bị và vật liệu xây dựng. Do đó, cần phải lưu giữ đầy đủ dữ liệu khối lượng và giá cả. Trong đó, khối lượng thường có tính ổn định hơn giá cả. Chỉ cần nắm vững lượng tiêu dùng thiết bị và vật liệu xây dựng, lựa chọn giá cả theo thời gian thì có thể ước tính được chi phí cần thiết mới nhất của phần thiết bị và vật liệu xây dựng. Đồng thời, thông qua việc so sánh các thời điểm cũng có thể biết được tình hình biến động về chi phí thiết bị và vật liệu xây dựng. Đương nhiên, công việc này rất khó, và cũng không cần thiết, khi phải lưu giữ khối lượng tiêu dùng và giá cả của tất cả mọi thứ thiết bị và vật liệu xây dựng. Do đó, cần phải tiến hành lựa chọn những loại chủ yếu. Còn những loại thứ yếu, thì ở các loại công trình khác nhau sẽ có sự khác nhau, phải thông qua việc phân tích cụ thể đối với công trình cụ thể mới có thể xác định danh mục chính xác, nhưng phải lưu ý bảo đảm tính thống nhất trong các công trình cùng loại. Các loại thiết bị và vật liệu nằm ngoài danh mục thiết bị và vật liệu chính thì có thể lưu trữ và sử dụng theo tỷ lệ phần trăm.
Ø Dữ liệu về khối lượng công tác trong hạng mục công trình
Tương tự như lượng tiêu hao thiết bị và vật liệu xây dựng, khối lượng công trình so với giá cả cũng ổn định hơn. Do đó, lưu giữ khối lượng công tác xây dựng của hạng mục công trình so với lưu giữ giá cả thường có lợi hơn trong việc vận dụng thay thế và sử dụng linh hoạt. Đồng thời, các cơ quan quản lý, cấp có thẩm quyền cũng có thể dùng các dữ liệu này như là những căn cứ để so sánh trình độ kỹ thuật của các công trình và các khu vực xây dựng khác nhau.
Ø Đường cong phân bố đầu tư cho các giai đoạn
Các dữ liệu lưu trữ, kết hợp việc xử lý của phần mềm máy tính có thể đưa ra đường cong phân bố đầu tư cho các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình. Thông tin này được lưu trữ, tích luỹ nhằm cung cấp cho cơ quan Chủ quản đầu tư tham khảo khi đánh giá kinh tế dự án và cũng có thể sử dụng khi nghiên cứu biên soạn kế hoạch vĩ mô.
Ø Dữ liệu về điều chỉnh giá
Trong nội dung này, chủ yếu thể hiện sự thay đổi giá cả công trình do thay đổi thiết kế, do các vấn đề nảy sinh trong thi công, do tình hình kinh tế, chính trị, xã hội… dẫn đến. Lưu trữ dữ liệu điều chỉnh, biến động sẽ giúp cho việc hoạch định kế hoạch cho các dự án khác có được những mô hình và tài liệu tham khảo, rất có lợi cho việc quản lý chi phí và hạch toán giá thành công trình đang xây dựng.
Để có thể khai thác giá trị sử dụng đích thực dữ liệu giá xây dựng công trình, cần phải quan tâm đến vấn đề chất lượng. Công tác lưu trữ, tích luỹ dữ liệu không những chỉ chú trọng việc thu thập tư liệu gốc mà còn phải tiến hành gia công, chỉnh lý để tư liệu có được tính hợp lý và tính chân thật. Để bảo đảm tính chân thật của dữ liệu, việc thu thập dữ liệu không chỉ dừng lại ở dữ liệu tổng mức đầu tư và dự toán xây dựng mà còn phải tìm đến các dữ liệu quyết toán hợp đồng công trình hoàn thành. Để bảo đảm tính hợp lý thì phải tiến hành phân tích đối sánh dữ liệu quyết toán hợp đồng công trình hoàn thành với dữ liệu tổng mức đầu tư và dự toán được lập ra ban đầu, loại bỏ những yếu tố không hợp lý và lựa chọn những dữ liệu đích thực, tinh tuý nhất để lưu trữ. Một điều không kém phần quan trọng là việc thu thập dữ liệu nhất thiết phải tính đến yêu cầu phù hợp với chính sách quy hoạch phát triển và ưu tiên lựa chọn lưu trữ các dữ liệu có giá trị sử dụng lại cao.
Để thuận tiện trong việc tiến hành quản lý thống nhất tư liệu về giá xây dựng và tạo điều kiện thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các cơ quan chuyên ngành cũng như giữa các khu vực, có thể sắp xếp cơ chế quản lý dữ liệu giá xây dựng thành 3 cấp: Trung ương, Tỉnh/thành phố và Cơ sở. Do khuôn khổ của bài báo, tác giả hi vọng sẽ trình bày về vấn đề này trong một bài khác.
Tác giả: ThS. NGUYỄN THẾ ANH
GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM THÔNG TIN, VIỆN KINH TẾ XÂY DỰNG
