Tác giả: ThS. ĐẶNG THỊ DINH LOAN
VIỆN KINH TẾ XÂY DỰNG VÀ ĐÔ THỊ, HỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ XÂY DỰNG VÀ ĐÔ THỊ
Trong hoạt động đầu tư xây dựng, để nâng cao hiệu quả đầu tư xây dựng công trình thì công tác kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình phải được xem xét và coi trọng. Chi phí đầu tư xây dựng được hình thành gắn liền với các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình, đảm bảo việc chi tiêu phù hợp với kế hoạch ngân sách, kịp thời ngăn chặn những thay đổi không đúng với dự án và kế hoạch ngân sách của dự án. Việc nghiên cứu các nguyên nhân tồn tại, bất cập của công tác tư vấn kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình, đưa ra các giải pháp khắc phục, trong các giai đoạn đầu tư xây dựng là cần thiết. Hiện nay việc áp dụng phương pháp EVM (phương pháp quản lý giá trị thu được) như một công cụ hỗ trợ, phân tích, dự báo quá trình chi tiêu của dự án với mục tiêu hoàn thành đó là hiệu quả đầu tư dự án. Nhằm hạn chế việc điều chỉnh tổng mức đầu tư, khống chế chi phí xây dựng công trình cần phải nằm trong ngân sách được dự tính (quyết toán không vượt tổng mức đầu tư phê duyệt ban đầu), công tác kiểm soát chí phí các dự án đầu tư xây dựng phải được tiến hành thường xuyên và có kế hoạch bài bản.
1. Chi phí đầu tư xây dựng công trình: Chi phí đầu tư xây dựng công trình có thể được hiểu là toàn bộ chi phí (tính bằng tiền) mà người chủ đầu tư cần bỏ ra để xây dựng mới hoặc sửa chữa, cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình. Do đặc điểm của quá trình sản xuất, thi công xây dựng và tính đặc thù, đơn chiếc của công trình xây dựng mà từng công trình xây dựng có chi phí riêng được xác định phù hợp với đặc điểm, yêu cầu kỹ thuật, mục đích sử dụng và công nghệ xây dựng.
Chi phí đầu tư xây dựng được biểu thị qua chỉ tiêu tổng mức đầu tư xây dựng công trình ở giai đoạn lập dự án, biểu thị qua chỉ tiêu dự toán công trình ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, giá thanh toán ở giai đoạn thực hiện xây dựng công trình và quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình khi kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác, sử dụng.
Nội dung, quá trình hình thành của chi phí đầu tư xây dựng công trình: Chi phí đầu tư xây dựng được hình thành gắn liền với các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình: Giai đoạn lập tổng mức đầu tư, giai đoạn thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công, giai đoạn thi công xây dựng, giai đoạn sau khi công trình xây dựng hoàn thành.
2. Kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình: Kiểm soát chi phí xây dựng được hiểu là điều khiển việc hình thành chi phí, giá xây dựng công trình sao cho không phá vỡ hạn mức được xác định trong từng giai đoạn, nó là việc làm thường xuyên, liên tục điều chỉnh những phát sinh trong suốt quá trình quản lý dự án nhằm bảo đảm cho dự án đạt được hiệu quả kinh tế đầu tư, lợi ích xã hội được xác định.
Nội dung công tác kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình: Đảm bảo việc chi tiêu phù hợp với kế hoạch ngân sách, khi có sự thay đổi giữa tiến độ chi tiêu thực tế so với kế hoạch thì phải xác định nguyên nhân, điều chỉnh việc thực hiện dự án để đảm bảo kế hoạch trong giới hạn chấp nhận được nếu quá trình thực hiện có sai sót dẫn đến sai lệch, hoặc chấp nhận bổ sung ngân sách hoặc cắt giảm phạm vi nếu thừa nhận việc dự toán ngân sách không chính xác, kịp thời ngăn chặn những thay đổi không đúng với dự án và kế hoạch ngân sách của dự án.
3. Phương pháp kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình: Phương pháp kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng được hiểu là cách thức kiểm soát để đạt được mục tiêu cần kiểm soát. Cách thức kiểm soát liên quan tới các vấn đề: Cần kiểm soát cái gì và biện pháp nào được thực hiện để kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình; Tổ chức kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình như thế nào; Các vấn đề trên gắn liền với từng quá trình đầu tư xây dựng công trình từ khâu lập dự án đến khi kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác, sử dụng, gắn liền với các chi phí trong các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình.
4. Nguyên nhân những tồn tại, bất cập của công tác tư vấn kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình: Công tác kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình vẫn còn nhiều tồn tại và bất cập, công tác tư vấn thực chất mới chỉ dừng lại ở mức độ, đảm bảo cho các chi phí đầu tư xây dựng của dự án được kiểm soát theo đúng các quy định, văn bản pháp quy hiện hành, nhưng chưa thể hiện được rằng những chi phí này được kiểm soát một cách tốt nhất. Có thể có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc điều chỉnh này. Cụ thể như: Trong giai đoạn lập Tổng dự toán, dự toán hạng mục công trình, phương pháp kiểm soát chưa thật tốt dẫn đến nhiều hạng mục phải điều chỉnh dự toán trong quá trình thi công do dự toán bị tính thiếu, tính sai; Trong việc điều chỉnh kế hoạch đấu thầu, việc phân chia gói thầu chưa tốt, dẫn đến 1 gói thầu mà khi triển khai bắt buộc có đến 2, 3 Nhà thầu tham gia (mỗi Nhà thầu chỉ chuyên về một mảng), gây khó khăn cho việc quản lý giá gói thầu sau này. Mặt khác có những Gói thầu lớn như gói thầu phần hoàn thiện, chỉ có 1 Nhà thầu tham gia, giá trị phần việc cho thầu phụ lớn (ví dụ phần việc ốp lát đá) nhưng không tách Gói thầu để thuận tiện cho việc giải ngân, dẫn đến tiến độ giải ngân nhanh nhưng nguồn tiền giải ngân nhiều khi lại không đến được đúng địa chỉ vì còn phụ thuộc vào việc phân bổ nguồn tiền được giải ngân của thầu chính. Quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện đúng luật nhưng do chủ yếu các gói thầu là chỉ định thầu hoặc tự thực hiện nên tính cạnh tranh chưa cao, không có nhiều ý nghĩa trong việc tiết kiệm chi phí; Trong giai đoạn thanh, quyết toán cho Nhà thầu, việc thanh toán được giải quyết nhanh chóng, nhưng không được xử lý dứt điểm từ đầu mà còn có phần việc do các áp lực khác dẫn đến phải để lại những tồn đọng phải giải quyết trong giai đoạn kết thúc dự án. Dẫn đến gánh nặng cho quá trình quyết toán sau này, làm kéo dài thời gian phê duyệt hồ sơ quyết toán.
5. Nhóm giải pháp khắc phục: Đề xuất cải tiến phương pháp kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình trong giai đoạn trước khi khởi công xây dựng:
Cải tiến phương pháp kiểm soát chi phí trong quá trình lập tổng dự toán, dự toán bộ phận, hạng mục công trình, điều chỉnh tổng mức đầu tư: Sau khi nhận được dự thảo tổng dự toán, dự toán bộ phận, hạng mục công trình do đơn vị tư vấn lập, so sánh với giá trị tổng mức đầu tư và thiết kế được duyệt, đơn vị tư vấn kiểm soát chi phí lập một số phương án tiết kiệm chi phí trình Chủ đầu tư (Ví dụ: Phương án tiết kiệm chi phí bằng cách thay đổi biện pháp thi công; phương án tiết kiệm chi phí bằng cách thay đổi xuất xứ vật tư, vật liệu, thiết bị chính; phương án tiết kiệm chi phí bằng cách để lại một số phần việc, hạng mục chưa cần thiết phải đầu tư ngay ở thời điểm hiện tại; phương án tiết kiệm chi phí bằng cách điều chỉnh thiết kế,…). Quá trình này cần có sự tham khảo ý kiến với các bên liên quan và cần phải có biện pháp kết nối thông tin giữa các bên có liên quan để đảm bảo tổng dự toán, dự toán bộ phận, hạng mục công trình hoặc tổng mức đầu tư điều chỉnh đưa ra là hợp lý.
Cải tiến phương pháp kiểm soát chi phí trong giai đoạn xây dựng: Công tác thanh toán phải được giải quyết nhanh chóng, dứt điểm, tránh để lại những tồn đọng phải giải quyết trong giai đoạn quyết toán, kết thúc dự án. Công tác phê duyệt, điều chỉnh đơn giá cần có quy trình cụ thể, quy trình này cần phải được Chủ đầu tư phê duyệt và được phổ biến, thống nhất với các Nhà thầu. Những vấn đề phát sinh chi phí trong quá trình thi công cần được liên tục cập nhật, tổng hợp và có những báo cáo, đề xuất cần thiết với Chủ đầu tư, tránh trường hợp vượt Tổng mức đầu tư. Để nâng cao chất lượng công tác Tư vấn kiểm soát chi phí ĐTXDCT, đề xuất giải pháp áp dụng phương pháp EVM (phương pháp quản lý giá trị thu được) như một công cụ hỗ trợ, phân tích, dự báo quá trình chi tiêu của dự án.
Phương pháp quản lý giá trị thu được hay còn gọi EVM là một phương pháp khá tiên tiến trong kiểm soát chi phí dựa trên sự kết hợp thời gian và chi phí bằng cách so sánh giữa giá trị thực hiện với giá trị kế hoạch tại mỗi thời điểm trong quá trình thực hiện dự án để đánh giá mức độ thực hiện dự án, điều chỉnh kế hoạch và dự kiến thời gian cũng như chi phí cho việc hoàn thành dự án. Điểm ưu việt nổi bật của phương pháp này là có khả năng kết hợp đo lường cả 3 yếu tố: Khối lượng công việc, Tiến độ và Chi phí. Phương pháp này không phải là phương pháp mới, mà thực tế đã được ứng dụng rộng rãi trên thế giới từ những năm 1960 và nhiều năm nay, cũng khá phổ biến trong các đơn vị Tư vấn quản lý dự án nước ngoài, Tư vấn QS nước ngoài ở Việt Nam. Thực tế chất lượng của công tác đánh giá trong quá trình kiểm soát chi phí còn chưa tốt, nguyên nhân là các dữ liệu về chi phí và các dữ liệu về tiến độ thực hiện được báo cáo tách rời. Do đó có thể dẫn đến những sai lầm khi đánh giá dự án. Khi quy mô dự án lớn và phức tạp, đặt ra nhu cầu phải có một phương pháp tích hợp cả quản lý chi phí và tiến độ cho việc đo lường sự thực hiện dự án. Chúng ta cần biết khi nào những biện pháp quản lý cần dùng đến, dùng nơi nào và với mức độ ra sao. Phương pháp EVM cung cấp cho đơn vị kiểm soát chi phí những biện pháp cần thiết để kết hợp kiểm soát cả 3 yếu tố của dự án: Khối lượng công việc, tiến độ và chi phí. Phương pháp này có thể giúp trả lời những câu hỏi quan trọng đối với sự thành công của một dự án, như là: Có phải chúng ta đang vượt/chậm tiến độ? Chúng ta sử dụng thời gian hiệu quả như thế nào? Khi nào dự án có thể hoàn thành? Có phải hiện tại chúng ta đang chi tiêu vượt/dưới mức ngân sách cho phép? Chúng ta sử dụng nguồn lực hiệu quả như thế nào? Chi phí dự kiến để hoàn thành các phần việc còn lại là bao nhiêu? Chi phí thực hiện toàn bộ dự án dự kiến là bao nhiêu? Tổng chi phí dự kiến sau khi kết thúc dự án vượt/dưới mức ngân sách cho phép là bao nhiêu. Nếu câu trả lời cho những câu hỏi trên thể hiện rằng dự án đang chậm tiến độ hoặc đang chi tiêu vượt ngân sách, Tư vấn kiểm soát chi phí có thể áp dụng phương pháp EVM để xác định: Vấn đề này nằm ở chỗ nào? Vấn đề có nghiêm trọng không? Làm gì để đưa dự án về lại đúng đường ? Việc áp dụng phương pháp EVM chưa được phổ biến nhiều, có một lý do là ngại thay đổi lối tư duy trong kiểm soát chi phí. Thực tế, đề xuất áp dụng phương pháp EVM không phải là thay thế phương pháp kiểm soát chi phí đang áp dụng, bởi vì những nghiệp vụ kiểm soát chi phí còn phụ thuộc rất nhiều vào những quy định, hướng dẫn của Nhà nước, việc áp dụng EVM như thế nào và áp dụng đến đâu còn phụ thuộc vào khung pháp lý cũng như những đặc điểm riêng của thị trường Xây dựng ở mỗi nước.
Cải tiến phương pháp kiểm soát chi phí của công ty trong giai đoạn kết thúc xây dựng đưa vào sử dụng: Yêu cầu nhà thầu bố trí nhân lực chuyên trách tập trung lập hồ sơ quyết toán đúng yêu cầu, đúng tiến độ; Đối với những vấn đề còn tồn đọng từ giai đoạn trước cần nhanh chóng giải quyết dứt điểm; Quá trình quyết toán có sự phối kết hợp chặt chẽ với Tư vấn giám sát, Tư vấn quản lý dự án, và các bộ phận chức năng của Chủ đầu tư để đẩy nhanh tiến độ quyết toán; Kết thúc dự án, Công ty cần có tổng kết, rút kinh nghiệm để tránh lặp lại những sai sót đã có, và có thể đạt được chất lượng tư vấn tốt hơn cho những dự án sau này.
Công tác kiểm soát chi phí phải bám theo khung pháp lý hiện hành của Nhà nước. Trong những phương án lựa chọn cần ưu tiên chọn phương án áp dụng rõ ràng nhất về pháp lý, tránh xảy ra tranh cãi, rắc rối với các bên thanh, kiểm tra cũng như kiểm toán.
Để hạn chế việc điều chỉnh tổng mức đầu tư, để khống chế chi phí xây dựng công trình cần phải nằm trong ngân sách được dự tính (quyết toán không vượt tổng mức đầu tư phê duyệt ban đầu), cần thiết phải kiểm soát chí phí các dự án đầu tư xây dựng. Người thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi phí là các cá nhân, tổ chức có đủ năng lực, chuyên môn nghiệp vụ và hội nhập với thông lệ quốc tế.
