I. Lãnh đạo đơn vị
 |
 |
|
Chánh Văn phòng ThS. Trịnh Đức Lương |
Phó Chánh Văn phòng CN. Trần Đình Thanh |
II. Chức năng, nhiệm vụ
1. Chức năng
1.1. Quản lý về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, lao động và tiền lương thuộc phạm vi quản lý của Viện theo quy định của pháp luật và của Bộ Xây dựng.
1.2. Thực hiện các công tác văn thư – lưu trữ, hành chính – quản trị và thực hiện một số công tác khác theo yêu cầu của Viện.
2. Nhiệm vụ
2.1. Công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, lao động và tiền lương
– Quản lý, kiện toàn về tổ chức bộ máy, biên chế của Viện theo chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức khi có sự chỉ đạo của cấp có thẩm quyền; xác định nhu cầu về nhân lực của Viện cho phù hợp với từng giai đoạn;
– Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của Viện theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức đã được cấp có thẩm quyền quyết định;
– Xây dựng quy chế giới thiệu, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động, biệt phái cán bộ, viên chức và quy định tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo các đơn vị trực thuộc;
– Xây dựng phương án, lộ trình tinh giản biên chế của Viện theo quy định;
– Xây dựng quy chế tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng; thay đổi chức danh nghề nghiệp, thay đổi vị trí việc làm; hợp đồng làm việc; đi công tác nước ngoài; nâng bậc lương; đánh giá xếp loại cán bộ, viên chức; khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu đối với cán bộ, viên chức;
– Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Viện xây dựng đề án xác định vị trí việc làm theo quy định;
– Tổ chức thực hiện các công việc có liên quan về Quy hoạch cán bộ, tuyển dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động, cách chức, kỷ luật… theo quy định của Đảng, Pháp luật của nhà nước và phân cấp của Bộ Xây dựng;
– Quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ công chức, viên chức và người lao động của Viện; quản lý, lưu giữ hồ sơ đảng viên của Đảng bộ Viện Kinh tế xây dựng;
– Phối hợp với phòng Tài chính – Kế toán lập hồ sơ báo cáo trích nộp BHXH, BHYT, BHTN theo quy định;
– Đề xuất các giải pháp nhằm hỗ trợ, ổn định thu nhập và ngày càng nâng cao mức thu nhập cho cán bộ trong Viện: hỗ trợ trang phục; hỗ trợ ngoài lương trong các dịp lễ, tết theo quy chế quản lý tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ; khen thưởng thường kỳ và đột xuất trong phạm vi Pháp luật cho phép;
– Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức trong Viện: nâng lương, nâng ngạch, chuyển ngạch, nghỉ hưu, thai sản, chuyển công tác, học tập nâng cao trình độ, các chế độ bảo hiểm…
2.2. Công tác Văn thư – lưu trữ
– Tổ chức thực hiện thường xuyên hoạt động văn thư; quản lý và sử dụng con dấu của Viện đúng quy định;
– Quản lý và lưu trữ hồ sơ công văn phát hành, quản lý công văn đi; tiếp nhận, kiểm soát, phân phối và lưu trữ công văn đến phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Viện;
– Phối hợp cùng phòng Tài chính – Kế toán thống kê các Hợp đồng dịch vụ tư vấn của Viện phục vụ theo dõi, quản lý trong quá trình thực hiện.
2.3. Công tác Hành chính – Quản trị
2.3.1. Công tác Hành chính
– Tổ chức đón tiếp khách đến cơ quan công tác; phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo tổ chức tại cơ quan theo sự phân công của cấp có thẩm quyền;
– Tổ chức hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức công việc hiếu hỉ trong và ngoài Viện;
– Khám, cấp thuốc thông thường cho cán bộ của Viện; đưa đi cấp cứu khi xảy ra sự cố về sức khỏe trong giờ làm việc tại cơ quan; kiểm tra vệ sinh cơ quan và nhà ăn tập thể; giải quyết các chế độ về y tế và y tế dự phòng; mua sắm, quản lý trang thiết bị y tế và cấp phát thuốc; tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ của Viện;
– Phô tô, in ấn các văn bản, tài liệu, giấy mời; mua bán văn phòng phẩm… phục vụ các công tác chuyên môn, quản lý, đào tạo của Viện;
– Làm các thủ tục cần thiết giúp Lãnh đạo Viện, cán bộ đi công tác theo phân giao của Lãnh đạo Viện;
– Quản lý, duy trì kỷ luật lao động, nội quy và quy chế của cơ quan.
2.3.2. Công tác Quản trị
– Chủ trì soạn thảo Quy chế quản lý và sử dụng tài sản của Viện; Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế sau khi đã được cấp có thẩm quyền ban hành;
– Quản lý tài sản bao gồm: công trình kiến trúc, đất đai thuộc công sở, vật tư thiết bị, dụng cụ văn phòng của cơ quan;
– Tổ chức theo dõi, xây dựng kế hoạch bảo trì, sửa chữa trụ sở làm việc; bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị, đảm bảo hoạt động bình thường của cơ quan trong mọi tình huống;
– Quản lý vận hành trụ sở làm việc, duy trì hoạt động của hệ thống trang thiết bị; xây dựng kế hoạch kiểm tra thường xuyên, định kỳ và đột xuất đảm bảo hoạt động của hệ thống điện, thang máy, cấp nước, thoát nước, điện thoại, điều hòa nhiệt độ; quản lý các công trình vệ sinh, cấp thoát nước, đảm bảo vệ sinh công sở;
– Cung cấp vật tư, thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm theo yêu cầu, kế hoạch của cơ quan để đảm bảo điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động;
– Quản lý, bố trí lái xe ô tô theo quy định của Pháp luật về an toàn giao thông; lập kế hoạch, dự trù kinh phí xăng dầu, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp hàng năm; tổ chức thực hiện kế hoạch, công tác bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng cho xe theo quy định về quản lý kỹ thuật xe; điều động xe phục vụ công tác theo đăng ký của các đơn vị đã được cấp có thẩm quyền chấp thuận; phối hợp với phòng Tài chính – Kế toán quản lý cấp phát, thanh quyết toán về sử dụng xăng dầu, bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng xe;
– Thực hiện theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện phòng cháy, chữa cháy; đảm bảo trật tự kỷ cương, an toàn trong đơn vị theo quy định hiện hành;
– Theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn người và phương tiện ra, vào cơ quan; quản lý vũ khí tự vệ, trang thiết bị hỗ trợ phục vụ công tác bảo vệ; phối hợp với các đơn vị quân sự, công an trong địa bàn để thực hiện chức năng tham mưu cho Viện về công tác quân sự, quốc phòng và dân quân tự vệ của cơ quan.
2.4. Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao với Viện trưởng theo quy định.
2.5. Quản lý cán bộ, viên chức và tài sản được giao theo quy định của pháp luật và của Viện Kinh tế xây dựng.
2.6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng phân công.